Referenties‎ > ‎

Elektronische werfrapportering vervangt rapportering op papier bij Warehouse Systems

Geplaatst 17 okt. 2012 12:59 door Philip Debaere   [ 5 jan. 2016 08:35 bijgewerkt ]
www.w-s-i.be


Warehouse Systems Integrators of kortweg W-S-I, werd opgericht door Alain Munters en is in de loop der jaren uitgegroeid tot een vaste waarde en partner in de wereld van montage, onderhoud en herstellingen van zowel statische als dynamische opslagsystemen.  


De uitdaging
Alain Munters was reeds geruime tijd een tevreden gebruiker van Google Apps. Dit biedt hem een pak vrijheid en nog meer flexibiliteit. Hij is was zich dus bewust van de voordelen die het werken "in de Cloud" kunnnen bieden.

Dagelijks zijn er een zevental ploegen met service techniekers de baan op om magazijnen op te bouwen, te onderhouden of te herstellen. Dit vergt een doorgedreven planning en voorbereiding.
Maar zoals met alle planningen wel eens het geval is: ze veranderen om de haverklap. Zodoende was hij op zoek naar "Cloud based" planning systeem dat hem bovendien toeliet zijn dagdagelijkse administratie te verminderen. De doelstelling die hij voor ogen had, was dat de chef-monteurs van elke ploeg, van op de werf reeds en op een elektronische manier, hun rapport konden opstellen, laten aftekenen en meteen doorsturen.

De oplossing
Omdat een dergelijke toepassing niet standaard te vinden was werd gekozen voor het programmeren van deze toepassing op maat.
PEHADE begeleidde Alain Munters tijdens het volledige traject: brainstormsessie => functionele analyse => programmering => testing => opleiding.
Tijdens een uitgebreide brainstormsessie werden de ideeën en wensen getoetst aan de technische realiteit.
Vervolgens schreef PEHADE een uitgebreide functionele analyse waarin de verschillende flows en procedures werden beschreven, maar waarin ook de conceptuele layout van de schermen werden uitgetekend. Op die manier was het mogelijk om volledig visueel beeld te hebben van hoe de toepassing er zou uitzien, zonder onaangename verrassingen achteraf.

De realisatie
Om maximale mobiliteit te garanderen , zowel op management niveau (plannen van werven en aanpassing van planning) werd vanzelfsprekend gekozen voor een cloud-oplossing.



De toepassing draait op een webserver en wordt dus benadert via een browser. Hierdoor is de applicatie ook systeem onafhankelijk (Microsoft, Apple, notebook, tablet,...) . Met een steeds beter wordend 3G-netwerk, is bereikbaarheid en mobiliteit immers ook geen probleem meer.

Planning 
Klanten worden gedefinieerd in een database en voor die klanten worden de werffiches opgesteld. Voor het uitvoeren van een werf wordt een ploeg samengesteld (met controle op dubbele boeking van de techniekers) en worden deze ingepland. Alle verdere details over de werf (locatie, specifieke opmerkingen, extra materialen worden allemaal gedefinieerd op de werffiche).

Acceptatie van de werf
Elke chef-monteur heft zijn eigen notebook of tablet. Als hij zich aanmeldt ziet hij enkel de lijst met werven die aan hem zijn toegekend.





Om aan te geven dat hij de informatie heeft ontvangen zal hij dan ook de werf "accepteren" waardoor deze in de lijst met werffiches en op de tijdslijn van kleur verandert.




Door middel van deze kleurcodes is het mogelijk om in één oogopslag de toestand van de werven te overschouwen.

Rapportering
De chefmonteurs hebben de mogelijkheid om de gewerkte tijd automatisch te registreren. Hiervoor "starten" ze de werf via het notebook of tablet , stoppen ze wanneer ze pauzeren en als ze gedaan hebben met werken. Maar het is eveneens mogelijk om de werktijd achteraf in te voeren.



Finaal wordt het rapport opgesteld. De basisinformatie over de werf is reeds aanwezig en dient dus niet meer worden ingevuld.
Enkel de aanvullende informatie (extra materiaal, extra monteurs en hun werktijden,...) worden door de chef-monteur ingevoerd.
Finaal wordt de notebook of tablet gepresenteerd aan de klant om het rapport af te tekenen.
Alle data wordt meteen geregistreerd en indien gewenst, wordt er van het rapport een pdf-versie via e-mail naar de klant verstuurd.

De conclusie
Alain munters hoeft geen papieren werfrapporten meer te registreren, kan hij "last minute" aanpassingen in de planning om het even waar en wanneer invoeren en is hij er bovendien ook zeker van dat de nieuwe situatie en eventueel bijkomende informatie ook meteen beschikbaar is voor de betreffende chef-monteur.

Een goed werkende toepassing start altijd bij een goeie functionele analyse

Pehade conceptueert en ontwikkelt ook gelijkaardige toepassingen op basis van "mobile Apps" (IOS & Android). 

Voor meer referenties: Klik hier