Basketbal Club Telenet Oostende zette met Zoho CRM en Google Apps zijn dagdagelijkse operaties succesvol in de cloud.  BC Oostende is een klinkende naam in de sportwereld en is zowel nationaal als internationaal zeer actief. Dat er achter de schermen heel wat werk (administratie, organisatie & opvolging) wordt verzet zal niemand vreemd in de oren klinken. Bovendien is er meer nog dan in een klassieke KMO, nood aan mobiliteit en bereikbaarheid...  De uitdaging De organisatie werd geconfronteerd met heel wat complexiteit rond de klassieke hosted Small Business Server waarop zowel Exchange als Sharepoint waren geactiveerd. Deze was enkel bereikbaar via een VPN-connectie en liep constant tegen haar limieten aan. Bovendien verliep het data-management niet altijd op een ideale manier en zoals in vele bedrijven het geval is, waren de Excel-lijstjes in meerdere veelvouden en versies aanwezig: een lijstje met de sponsors, een lijstje met de abonnees, een lijstje met de seathouders, een lijstje met de wedstrijdsponsors, enz. Omdat deze lijstjes dikwijls door verschillende mensen werden onderhouden en bepaalde contacten tegelijk in meerdere lijstjes thuishoorden (vb. een sponsor kan tegelijk ook seathouder zijn en daarnaast ook enkele abonnenten hebben voor zijn personeel) werd men meer dan eens geconfronteerd met het feit dat de gegevens in de verschillende lijstjes niet altijd gelijk waren of bepaalde gegevens dubbel of verouderd waren. De oplossing Met Zoho CRM werd het "lijstjesverhaal" meteen van tafel geveegd. Klanten- en contactfiches werden op maat geconfigureerd en alle data uit de verschillende lijstjes werd meteen geïmporteerd. Bovendien werden ook alle dubbels verwijderd zodat elk contact voortaan slechts 1 maal aanwezig is in het CRM-systeem. Aanpassingen aan persoonlijke gegevens van bedrijven en contacten hebben meteen effect op alle gebruikers. Gedaan dus met conflicterende, verouderde of dubbele gegevens! Nieuwe contacten worden voortaan door één van de medewerkers 1 maal ingevoerd en meteen gekenmerkt met hun persoonlijke specificaties (sponsor, seathouder, abonnee, soort abonnement of... een combinatie van meerdere. Deze gegevens zijn dan ook meteen zichtbaar voor de andere gebruikers van het CRM-systeem (volgens de ingestelde rechten). Het selecteren van contacten voor een gerichte mailing (vb. een speciale actie voor de abonnees) verloopt nu als een fluitje van een cent via de krachtige rapporteringsmodule in Zoho CRM. Door de combinatie van criteria (vb. genereer een lijst van alle abonnees met een golden season ticket en bovendien woonachtig zijn in West-Vlaanderen) rollen de lijsten in geen tijd uit het CRM-systeem. Deze lijsten kunnen dan meteen geïmporteerd worden in de toepassing van de e-mailmarketing provider (Telenet Oostende werkt met YLMP) voor het lanceren van de gewenste campagne, nieuwsbrief enz. Naast Zoho CRM heeft BC Telenet Oostende meteen ook zijn ganse organistaie naar de Cloud verhuisd en wordt er eveneens volop gebruik gemaakt van Google Apps: e-mail en documenten bevinden zich nu ook in de Cloud en zijn van overal consulteerbaar en aanpasbaar! Op de Appstore van Apple is bovendien een gratis app voor Zoho CRM te vinden. Hiermee heeft General Coördinator Marijke Schaepelinck via haar Ipad als het ware overal de volledige bedrijfsadministratie op zak, ongeacht ze zich op kantoor, thuis of in het buitenland bevindt. BC Telenet Oostende is overduidelijk in de wolken met hun verhuis naar "the Cloud". |
|
Referenties >
BC Telenet OostendeGeplaatst 21 feb. 2012 14:01 door Philip Debaere [ 25 mrt. 2013 07:04 bijgewerkt ] |